Jednoduchý návod, jak (znovu) získat kontrolu

Honíte deadliny jako slípky po dvorku? Stáváte se obětí šílenství poslední minuty? Ztratili jste kontrolu? Pak je tento článek přesně pro vás.

V minulém článku jsem vám na sebe prozradila, že mě zanedlouho čekají státní doktorské zkoušky. Ačkoli je mám v době psaní tohoto nového článku již úspěšně za sebou,  zasloužený odpočinek se zatím nekoná.

U mě v bytě to vypadá jako po výbuchu. Každé ráno se v kupě vypraného a neroztříděného prádla přehrabuji jak bába v koksu při zoufalé snaze najít dvě ponožky stejné barvy. Moje emailová schránka obsahuje tolik kostlivců, že se ji bojím otevřít a v prohlížeči už se mi díky množství otevřených záložek nezobrazují ani ikonky jednotlivých karet.

Ještě jste tu? Skvělé.

Neříkejte mi, že to neznáte. Ať už se připravujete na velkou zkoušku nebo vás život překvapí nemocí, občas prostě nastanou situace, které si vyžádají vaší maximální pozornost a ostatní úkoly proto odsouváte na později (a tiše doufáte, že se vyřeší bez vás).

A víte co? Je to tak v pořádku. 

Každý se občas dostaneme do situace, kdy se nám povinnosti nakupí do nebezpečných výšin a my nic nestíháme. Jakmile ale danou situaci vyřešíme, je důležité se vzniklého chaosu nezaleknout a jednat.

Pokud se na vás ze všech stran valí miliony úkolů a vy nevíte co dřív, pak je nejjednodušší podlehnout rozhodovací paralýze a nedělat nic. Lidskou přirozeností bohužel není disciplína. Naopak se rodíme líní a den co den musíme překonávat svůj vnitřní odpor, abychom svou lenost porazili.

Jak tedy znovu získat kontrolu a zkrotit chaos, který vám v životě nastal? Vytvořte si svou restartovací rutinu.

Tuto rutinu potom využijte vždy, jakmile pocítíte nezvladatelnou záplavu povinností. Inspirovat se můžete mou rutinou, která má celkem tři fáze — uhas, co hoří; debordelizace hlavy a mistrovské plánování.

Fáze první — Uhas, co hoří

Když nějakou dobu odsouvám úkoly stranou, dřív nebo později se deadliny vznítí a vznikne požár. Těmto úkolům je nutné dát okamžitě nejvyšší prioritu a postarat se o ně jako první.

V rámci restartu tedy nejprve identifikuji úkoly, které hoří. Po několik následujících dní poté eliminuji veškeré vyrušení a postupně hasím a zachraňuji, co se dá.

Fáze druhá — Debordelizace hlavy

Představte si na chvíli, že stojíte před zavřenou šatní skříní a přemýšlíte, co si obléknout.

Tak co, jak to jde?

Pokud vaše skříň obsahuje aspoň z poloviny tolik oblečení co ta moje, pak určitě spoustu energie vynakládáte jen na to, že si snažíte vybavit její obsah.

Teď si představte, že skříň otevřete. Najednou vidíte všechny možnosti jasně před sebou a za chvíli jste s výběrem oblečení hotovi (nám holkám to možná i tak trvá moc dlouho, ale určitě chápete, co jsem tím chtěla říct).

Možná si teď ťukáte na čelo, proč by si někdo vybíral oblečení před zavřenou skříní. Přesto spousta lidí přistupuje právě takto ke správě svých úkolů. Snaží se všechny povinnosti udržet v hlavě a vybrat z nich jeden úkol, kterému se budou věnovat. Zbytečně takto plýtvají energií na správu úkolů, zatímco by ji mohli investovat do jejich řešení.

O kolik jednodušší by bylo, kdyby nejprve dostali všechny úkoly ze své hlavy a až POTÉ se rozhodovali, co v danou chvíli dělat (a co nedělat).

Jak řekl Kerry Gleeson: Ze všeho nejvíce nám požírá čas a energii neustálé neproduktivní přemýšlení o věcech, které musíme udělat.

Moje fáze debordelizace tedy spočívá právě v přesunu všech úkolů a povinností, které se mi za poslední dobu nashromáždily, mimo mou hlavu. A nemusí se jednat jen o prioritní úkoly.

Opravdu sepisuji sebemenší a sebebezvýznamnější úkoly. Včera se mi povedlo ušpinit si batoh. Výborně — umýt batoh. Ty dveře do pokoje pořád vržou. Skvělé — zaúkolovat přítele, ať s těmi dveřmi něco udělá.

Osobně takový seznam úkolů sepisuji nejprve na papír a až později jej převedu do aplikace pro správu úkolů. Pár let jsem experimentovala s různými aplikacemi a todo managery. Teď je to pár měsíců, co k evidenci úkolů používám Trello a zatím jsem s ním spokojená.

Fáze třetí — mistrovské plánování

Jak říká David Allen ve své knize Mít vše hotovo: Nedokončené úkoly zabírají prostor v hlavě a omezují tak naši schopnost ujasnění a soustřední. Je ale zajímavé, že pro uvolnění psychické zátěže nepotřebujeme nutně tyto úkoly dokončit. Potřebujeme jenom důvěryhodný plán poskytující nám jistotu, že se záležitost posune vpřed.

Po dokončení druhé fáze máme před sebou všechny úkoly. Nyní je tedy mnohem jednodušší pustit se do plánování.

Osobně beru tuto fázi pěkně od základu.

Nejprve přehodnotím své vize a cíle. Následně zhodnotím vytvořený seznam úkolů, zdali je s těmito vizemi v souladu. Zbytečné či nedůležité úkoly se pokusím eliminovat či delegovat.

Dále zreviduji (či vytvořím) cíle pro daný rok, které následně člením na cíle čtvrtletní a měsíční. Na základě plánu pro aktuální měsíc poté zhruba naplánuji aktivity pro následující týdny. Detailněji se potom věnuji aktuálně nadcházejícímu týdnu, který rozplánuji po jednotlivých dnech.

Přiznám se, že první dny většinou padnou ve prospěch úklidu. Jak ve své knize Válka umění píše Steven Pressfield — Profesionál nemůže tolerovat nepořádek. Profesionál ze svého života vypuzuje chaos, a tím ho vypuzuji i ze své mysli. Chce mít vysátý koberec a zameteno před prahem, aby dovnitř mohla vcházet Múza, aniž by si ušpinila svůj šat. 

Stejně tak i mě nepořádek neustále vyrušuje ze soustředění. Snažím se jej tedy odstranit co nejdříve. Plány pro mé následující dny už se poté nejčastěji odvíjí právě od stanovených cílů.

Toto je tedy má restartovací rutina.

V tuto chvíli mám asi týden po státnicích a vzhledem k množství prioritních úkolů, které se mi nashromáždily, jsem teprve u konce první fáze. Už se ale nemohu dočkat fáze druhé a třetí a toho, až všechny povinnosti přesunu ze své hlavy pryč.

Téměř každý, koho dnes potkám, si stěžuje na nezvladatelnou záplavu povinností. Množství povinností ale kupodivu často není příčina toho, proč se cítíme přetížení a bez kontroly. Jedná se pouze o důsledek špatného plánování.

Už jen tím, že si úkoly sepíšete, se budete cítit lépe. Nemáte co ztratit. Zkuste to.

A pokud máte nějaké vlastní vychytávky, jak znovu získat kontrolu, pak budu moc ráda, když se o ně se mnou podělíte.

Jsem lektorka osobní produktivity se zaměřením na vysokoškolské studenty. Své zkušenosti ze studií a učitelské praxe předávám ostatním vysokoškolákům a ukazuji jim, jak studovat efektivně, úspěšně a bez zbytečného stresu.

>> Více se o mně můžeš dozvědět tady.
>> Napsat mi můžeš na eliska@studuj-uspesne.cz.
>> Připoj se k ostatním úspěšným studentům na facebooku.
Komentáře